Email marketing adalah salah satu strategi pemasaran digital yang efektif untuk meningkatkan kesadaran merek, menjalin hubungan dengan pelanggan, dan meningkatkan penjualan. Namun, tidak semua email yang dikirimkan oleh perusahaan atau organisasi dapat sampai ke kotak masuk utama penerima. Banyak email yang terjebak di folder spam, sehingga tidak terlihat atau dibaca oleh penerima.
Folder spam adalah tempat penyimpanan email yang dianggap tidak diinginkan, berbahaya, atau menyesatkan oleh penyedia layanan email (ESP) seperti Gmail, Yahoo, Outlook, dll. ESP menggunakan algoritma dan filter canggih untuk memindai email yang masuk dan menentukan apakah email tersebut layak masuk ke kotak masuk utama atau harus dikirim ke folder spam.
Algoritma dan filter ini terus berkembang dan berubah seiring dengan perkembangan teknologi dan perilaku pengguna. Oleh karena itu, penting bagi pengirim email untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi pengiriman email dan bagaimana cara menghindari email masuk ke folder spam.
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pengiriman Email
Pengiriman email adalah kemampuan email untuk sampai ke kotak masuk utama penerima tanpa terhalang oleh filter spam. Pengiriman email dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain:
- Reputasi pengirim: Reputasi pengirim adalah nilai yang diberikan oleh ESP kepada pengirim email berdasarkan kualitas dan kuantitas email yang dikirimkan. Reputasi pengirim dipengaruhi oleh beberapa hal, seperti frekuensi pengiriman, tingkat buka, tingkat klik, tingkat keluhan, tingkat penolakan (bounce), tingkat penolakan keras (hard bounce), tingkat penolakan lunak (soft bounce), dll. Semakin baik reputasi pengirim, semakin besar kemungkinan email sampai ke kotak masuk utama.
- Verifikasi domain: Verifikasi domain adalah proses untuk membuktikan bahwa domain pengirim adalah domain yang sah dan bukan domain palsu atau disalahgunakan. Verifikasi domain dapat dilakukan dengan menggunakan DomainKeys Identified Mail (DKIM) dan Sender Policy Framework (SPF). DKIM adalah sistem kriptografi yang menambahkan tanda tangan digital pada setiap email untuk memverifikasi identitas pengirim. SPF adalah sistem yang memungkinkan pengirim untuk menentukan server mana yang diizinkan untuk mengirim email atas nama domain mereka. Verifikasi domain dapat meningkatkan kepercayaan ESP terhadap email dan mengurangi risiko ditandai sebagai spam.
- Konten email: Konten email adalah isi dari email yang dikirimkan kepada penerima. Konten email harus relevan, bermanfaat, dan sesuai dengan tujuan dan harapan penerima. Konten email juga harus menghindari penggunaan kata-kata atau kalimat yang cenderung terkait dengan spam, seperti “uang gratis”, “penawaran menakjubkan”, atau “cepat kaya”. Selain itu, konten email juga harus memiliki teks yang cukup dan tidak hanya terdiri dari gambar atau lampiran saja.
- Personalisasi email: Personalisasi email adalah proses untuk menyesuaikan email sesuai dengan karakteristik dan preferensi penerima. Personalisasi email dapat dilakukan dengan menggunakan nama penerima, lokasi, waktu, minat, perilaku, dll. Personalisasi email dapat meningkatkan keterlibatan dan loyalitas penerima terhadap email dan merek pengirim. Email yang personal dan relevan cenderung lebih dihargai oleh penerima dan kurang cenderung dianggap spam.
- Opt-in dan opt-out: Opt-in adalah proses untuk mendapatkan izin dari penerima untuk menerima email dari pengirim. Opt-in dapat dilakukan dengan menggunakan formulir pendaftaran online, kotak centang pada halaman checkout, dll. Opt-in harus jelas dan sukarela, tanpa ada paksaan atau tipu daya. Opt-out adalah proses untuk memberikan kesempatan kepada penerima untuk berhenti berlangganan dari email pengirim. Opt-out dapat dilakukan dengan menyertakan tautan “unsubscribe” yang jelas dan mudah diakses pada setiap email. Opt-in dan opt-out dapat membantu membangun kepercayaan dan menghormati privasi penerima.
Cara Menghindari Email Masuk ke Folder Spam
Menghindari email masuk ke folder spam merupakan tujuan penting dalam kampanye email marketing. Beberapa praktik terbaik yang dapat membantu email lolos dari filter spam dan masuk ke kotak masuk utama penerima adalah sebagai berikut:
- Membuat konten yang relevan dan bermanfaat: Konten adalah elemen utama dari email marketing. Konten harus relevan dan bermanfaat bagi penerima, sesuai dengan tujuan dan harapan mereka. Konten juga harus menarik, informatif, dan persuasif, tanpa menyesatkan atau menipu penerima. Konten yang berkualitas dapat meningkatkan tingkat buka, klik, dan konversi email, serta mengurangi tingkat keluhan dan penolakan.
- Memersonalisasi email sesuai dengan penerima: Personalisasi adalah cara untuk menunjukkan bahwa email dibuat khusus untuk penerima, bukan untuk massa. Personalisasi dapat dilakukan dengan menggunakan nama penerima, lokasi, waktu, minat, perilaku, dll. Personalisasi dapat meningkatkan keterlibatan dan loyalitas penerima terhadap email dan merek pengirim. Email yang personal dan relevan cenderung lebih dihargai oleh penerima dan kurang cenderung dianggap spam.
- Mendapatkan opt-in dan menyediakan opt-out yang jelas: Opt-in dan opt-out adalah cara untuk menghormati privasi dan preferensi penerima. Opt-in adalah proses untuk mendapatkan izin dari penerima untuk menerima email dari pengirim. Opt-in harus jelas dan sukarela, tanpa ada paksaan atau tipu daya. Opt-out adalah proses untuk memberikan kesempatan kepada penerima untuk berhenti berlangganan dari email pengirim. Opt-out harus mudah diakses dan dilakukan, tanpa ada hambatan atau rintangan. Opt-in dan opt-out dapat membantu membangun kepercayaan dan menghindari keluhan dari penerima.
- Memverifikasi domain dengan menggunakan DKIM dan SPF: Verifikasi domain adalah proses untuk membuktikan bahwa domain pengirim adalah domain yang sah dan bukan domain palsu atau disalahgunakan. Verifikasi domain dapat dilakukan dengan menggunakan DomainKeys Identified Mail (DKIM) dan Sender Policy Framework (SPF). DKIM adalah sistem kriptografi yang menambahkan tanda tangan digital pada setiap email untuk memverifikasi identitas pengirim. SPF adalah sistem yang memungkinkan pengirim untuk menentukan server mana yang diizinkan untuk mengirim email atas nama domain mereka. Verifikasi domain dapat meningkatkan kepercayaan ESP terhadap email dan mengurangi risiko ditandai sebagai spam.
- Menghindari penggunaan gambar atau lampiran saja: Email yang terdiri dari gambar atau lampiran tanpa teks dapat dianggap mencurigakan dan berpotensi sebagai upaya phishing atau penipuan. Gambar atau lampiran juga dapat memperlambat proses pengunduhan atau pembukaan email oleh penerima. Oleh karena itu, sebaiknya gunakan gambar atau lampiran dengan bijak, hanya jika diperlukan dan relevan dengan konten email. Pastikan juga gambar atau lampiran memiliki ukuran file yang terkendali, tidak terlalu besar atau berat.
- Menghindari penggunaan kata-kata atau kalimat yang cenderung terkait dengan spam: Beberapa kata-kata atau kalimat yang sering digunakan oleh spammer dapat memicu filter spam ESP. Beberapa contoh kata-kata atau kalimat tersebut adalah “uang gratis”, “penawaran menakjubkan”, “cepat kaya”, “garansi uang kembali”, “klik di sini”, “segera”, dll. Penggunaan kata-kata atau kalimat ini dapat menurunkan reputasi pengirim dan membuat email terlihat tidak profesional atau tidak kredibel. Oleh karena itu, sebaiknya hindari penggunaan kata-kata atau kalimat ini dalam subjek atau isi email.
- Menghindari penulisan huruf besar berlebihan: Penulisan huruf besar berlebihan dapat membuat email terlihat seperti berteriak atau memaksa penerima. Penulisan huruf besar berlebihan dapat membuat email terlihat seperti berteriak atau memaksa penerima. Penulisan huruf besar juga dapat mengganggu kenyamanan membaca dan mengurangi kejelasan pesan. Penulisan huruf besar juga dapat dianggap spam oleh filter ESP. Oleh karena itu, sebaiknya gunakan huruf besar hanya untuk menekankan kata-kata atau kalimat penting, dan tidak untuk seluruh subjek atau isi email.
- Melakukan pengujian spam score sebelum mengirim email: Spam score adalah nilai yang menunjukkan kemungkinan email dianggap spam oleh filter ESP. Spam score dipengaruhi oleh beberapa faktor, seperti reputasi pengirim, verifikasi domain, konten email, personalisasi email, opt-in dan opt-out, dll. Semakin rendah spam score, semakin besar kemungkinan email sampai ke kotak masuk utama. Sebelum mengirim email dalam jumlah besar, sebaiknya lakukan pengujian spam score untuk mengidentifikasi masalah potensial dan memperbaikinya. Beberapa alat tes spam tersedia online untuk membantu pengirim melakukan pengujian spam score.
- Mengirim email dengan frekuensi dan jumlah yang konsisten: Frekuensi dan jumlah pengiriman email dapat mempengaruhi reputasi pengirim dan keterlibatan penerima. Mengirim email dengan frekuensi dan jumlah yang konsisten dapat membantu membangun kepercayaan dan ekspektasi penerima terhadap email dan merek pengirim. Mengirim email dengan frekuensi dan jumlah yang konsisten juga dapat menghindari penumpukan email di server ESP yang dapat menimbulkan kecurigaan spam. Sebaliknya, mengirim email dengan frekuensi dan jumlah yang tidak konsisten dapat menurunkan reputasi pengirim dan membuat penerima lupa atau tidak tertarik dengan email dan merek pengirim.
- Memantau tanda-tanda keluhan dari penerima: Keluhan adalah tindakan penerima untuk menandai email sebagai spam atau menghapusnya tanpa membukanya. Keluhan dapat menurunkan reputasi pengirim dan meningkatkan risiko email masuk ke folder spam. Oleh karena itu, penting bagi pengirim untuk memantau tanda-tanda keluhan dari penerima, seperti tingkat buka, tingkat klik, tingkat penolakan, tingkat penolakan keras, tingkat penolakan lunak, dll. Jika ada keluhan berulang dari penerima, sebaiknya tindak lanjuti untuk mencari tahu penyebabnya dan mengatasinya.
- Memastikan server email memiliki reputasi IP yang baik: Reputasi IP adalah nilai yang diberikan oleh ESP kepada alamat IP server email berdasarkan kualitas dan kuantitas email yang dikirimkan dari alamat IP tersebut. Reputasi IP dipengaruhi oleh beberapa hal, seperti frekuensi pengiriman, tingkat buka, tingkat klik, tingkat keluhan, tingkat penolakan, tingkat penolakan keras, tingkat penolakan lunak, dll. Semakin baik reputasi IP, semakin besar kemungkinan email sampai ke kotak masuk utama. Oleh karena itu, penting bagi pengirim untuk memastikan server email memiliki reputasi IP yang baik. Hindari menggunakan server email yang sering terkait dengan pengiriman spam atau memiliki reputasi IP yang buruk.
Kesimpulan
Email marketing adalah salah satu strategi pemasaran digital yang efektif untuk meningkatkan kesadaran merek, menjalin hubungan dengan pelanggan, dan meningkatkan penjualan. Namun, tidak semua email yang dikirimkan oleh perusahaan atau organisasi dapat sampai ke kotak masuk utama penerima. Banyak email yang terjebak di folder spam, sehingga tidak terlihat atau dibaca oleh penerima.
Folder spam adalah tempat penyimpanan email yang dianggap tidak diinginkan, berbahaya, atau menyesatkan oleh penyedia layanan email (ESP) seperti Gmail, Yahoo, Outlook, dll. ESP menggunakan algoritma dan filter canggih untuk memindai email yang masuk dan menentukan apakah email tersebut layak masuk ke kotak masuk utama atau harus dikirim ke folder spam.
Algoritma dan filter ini terus berkembang dan berubah seiring dengan perkembangan teknologi dan perilaku pengguna. Oleh karena itu, penting bagi pengirim email untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi pengiriman email dan bagaimana cara menghindari email masuk ke folder spam.
Beberapa praktik terbaik yang dapat membantu email lolos dari filter spam dan masuk ke kotak masuk utama penerima adalah sebagai berikut:
- Membuat konten yang relevan dan bermanfaat
- Memersonalisasi email sesuai dengan penerima
- Mendapatkan opt-in dan menyediakan opt-out yang jelas
- Memverifikasi domain dengan menggunakan DKIM dan SPF
- Menghindari penggunaan gambar atau lampiran saja
- Menghindari penggunaan kata-kata atau kalimat yang cenderung terkait dengan spam
- Menghindari penulisan huruf besar berlebihan
- Melakukan pengujian spam score sebelum mengirim email
- Mengirim email dengan frekuensi dan jumlah yang konsisten
- Memantau tanda-tanda keluhan dari penerima
- Memastikan server email memiliki reputasi IP yang baik
Menjalankan kampanye email marketing yang sesuai dengan aturan dan etika terbaik dapat membantu email lebih diterima oleh penyedia layanan email dan meminimalkan kemungkinan masuk ke folder spam. Selalu perbarui daftar penerima dan tetap konsisten dalam menyediakan konten relevan dan berkualitas tinggi untuk mencapai pengiriman email yang sukses.
Photo by cottonbro studio: https://www.pexels.com/id-id/foto/tangan-kantor-internet-teknologi-5083396/
